UAM KEARSIPAN

1. Bagaimana pendapat saudara tentang pengertian arsip dan bagaimana korelasinya dengan record dan warkat? 
JAWAB :
  •   arsip segala jenis kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya, atau salinannya.  pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. 
  • setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketkan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media computer (pita tape, rekaman, piringan, disket), kertas fotocopy. intinya warkat\record itu memiliki fungsi sama dengan arsip.


2. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan?
JAWAB : 

Filling  merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat dianggap sebagai "pusat ingatan". filling merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.   
  •  metode penyimpanan yang sistematis  :
A. Metode Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.   
B. Metode Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). 
C. Metode Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. 

Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
D.  Sistem Wilayah/Geograhical filling system
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. 
E. Sistem subjek / subjectical filling system
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

3. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta!
JAWAB : 
  • Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
  •  Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Pemerintahan Indonesia menggunakan AsasDesentralisasi, Sebagaimana dinyatakan dalam Pasal 1 Ayat 1 UUD 1945 yaitu negara Indonesia adalah negara kesatuan yang
berbentuk republik”. Mengingat sedemikian luasnya wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), maka penyelenggaraan pemerintahan di negara ini tidak mungkin dijalankan dengan sistem sentralisasi.

Pemerintah Pusat yang berkedudukan di Jakarta tidak mungkin akan mampu mengurusi penyelenggaraan pemerintahan secara langsung di wilayah-wilayah yang
terbentang dari Sabang hingga Merauke.

Dengan sistem desentralisasi, Pemerintah Pusat menyerahkan wewenang pemerintahan kepada suatu daerah untuk mengatur urusan pemerintahan di derahnya sendiri.
Wewenang daerah yang diterima dari Pemerintah Pusat itu disebut otonomi daerah.

Lembaga pendidikan swasta bisa menggunakan Asas Sentralisasi maupun Desentralisasi. Hal itu tergantung dari besarnya lembaga tersebut, jika memang memiliki banyak
jaringan atau cabang, lebih baik menggunakan Asas Desentralisasi, agar tiap cabang mampu bertindak dengan cepat, tepat dan efektif.

4.  Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU
tersebut?
JAWAB :

a.  Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-
Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;

b.  Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;

c.  Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta
peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan  harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

d.  Bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-
undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;

e.  Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;

f.  Bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi;

g.  Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang
Kearsipan.
Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

5. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis!
JAWAB :

     Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life cycle). Berikut siklus dari Arsip Dinamis :
1. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
4. tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah
ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. 
Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit
ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian
penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang
digunakan untuk menyusutkan arsip.

6. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable- records dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalisasi ataupun sebagai bukti sejarah?
JAWAB :

Penggolongan Arsip :
  • Paper records, yaitu arsip yang berbentuk lembaran, teksnya tertuang dalam kertas. Arsip ini yang paling sering digunakan karena dianggap paling fleksibel, mudah didapat dan dapat terjamin keasliannya.
  • Audio visual records, yaitu arsip yang dapat didengar juga dilihat. Arsip ini dapat berupa suara, video, dan gambar. Contoh :
a. Arsip yang berupa suara : lagu, rekaman suara.
b. Arsip yang berupa video : cuplikan peristiwa, film,rekaman video.
c. Arsip yang berupa gambar : Foto.
d.  Machine-readable- records, yaitu arsip yang diolah disimpan ke dalam komputer sehingga hanya bisa diproses dengan komputer. Contohnya hardisk, floppy disk, dll.

“Menurut saya arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum legalitas ataupun sebagai bukti sejarah adalah paper records. Dikarenakan paper records
bersifat konvensional dan pasti tertera tanda sahnya arsip tersebut maka arsip ini dapat dipercaya, dapat terjamin keasliannya sehingga paling banyak digunakan.

Mungkin untuk sebagai bukti sejarah bisa dengan audio visual records tetapi karena keterbatasan teknologi di masa lampau maka jumlahnya pun sedikit, sehingga lebih
sering menggunakan paper records.”

7. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan Arsip yang berlaku di Pemerintahan?
JAWAB : 

# Pemindahan arsip, memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanannya diatur oleh
masing-masing lembaga/ instansi yang bersangkutan.
# Pemusnahan arsip, arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan dimusnahkan sebagaimana tercantum dalam JRA masing -masing.
# Penyerahan arsip, arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat,
sedangkan di tingkat daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

8. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cadex, dan a modern organization is an
information based organization!
JAWAB : 
  1. . Map adalah lipatan kertas yang digunakan untuk menyimpan arsip.
  2.  Folder adalah lipatan kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan arsip.
  3.  Guide adalah sekat pembatas/ pemisah yang terbuat dari kertas untuk memisahkan arsip.
  4.  Filing cabinet adalah perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip, ada yang drawer type, dan lateral type. Bahannya bisa dari plastik, kayu, dan besi.
  5. Boxes file adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip.
  6. Rotary filing adalah sebuah perabot yang dapat berputar, yang digunakan untuk menyimpan arsip.
  7. Cardex adalah peralatan kantor berupa laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang menyimpan arsip berupa kartu.
  8. modern organization is an information based organization, yaitu organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

9. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?
JAWAB :

Jenis Arsip berdasarkan nilai guna :
a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/ instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi
pencipta arsip, serta kegunannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/ pertanggung jawaban nasional.
Nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial pada kondisi :
1. Ketika terjadi kebocoran arsip ke luar instansi maka nilai guna primer akan sangat krusial.
2. Ketika terjadi pemalsuan arsip maka nilai guna sekunder akan sangat krusial.

10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m 2 per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional?
JAWAB :

1. Beban rak konvensional rata-rata 1.200 kg/m 2 , maka :        lantai x 120 m 2 = 240 m 2
     240 m 2 x 1.200 kg/m 2 = 288.000 kg
2. Beban rak non konvensional rata-rata 2.400 kg/m 2 maka
     2 lantai x 120 m 2 = 240 m 2
     240 m 2 x 2.400 kg/m 2 = 576.000 kg

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Kedudukan kota terpenting